Google Docs 6. Hojas de cálculo.

1. Introducción

Hasta ahora, hemos visto cómo utilizar Google Docs para crear documentos de texto. Pero otra parte fundamental de la aplicación es la que nos permite crear y trabajar con Hojas de cálculo.

A muy grandes rasgos, una hoja de cálculo es una aplicación que nos permite realizar cálculos con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos más complejos como préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con una hoja de cálculo aquí vamos a ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo

Vamos a familiarizarnos con el entorno de la hoja de cálculo, y cómo nos desplazamos por ella. Y en el siguiente tema comenzaremos a introducir datos y realizar operaciones.

2. El entorno

Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de Google Docs, seleccionamos Hoja de cálculo en el menú Crear.

Para abrir una hoja de cálculo existente, simplemente hacemos clic sobre su título.

Recuerda que también puedes subir a Google Docs una hoja de cálculo de tu equipo, como ya hemos visto.

En cualquier caso, se abrirá la ventana de edición de hojas de cálculo. En la siguiente imagen vemos el aspecto que tiene la ventana cuando se trata de una hoja de cálculo nueva:

El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.

• En la parte superior encontramos el título de la hoja de cálculo que podemos cambiar haciendo clic y los botones Compartir yGuardar.
• Debajo encontramos la barra de menús. Aquí encontramos menús propios de hojas de cálculo, y otros como Archivo, con funciones que ya conocemos (importar, imprimir, nuevo...).
• En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso más frecuente.
• Debajo, encontramos la barra de Fórmula, donde podemos acceder a la fórmula usada en la célula seleccionada.
• El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con encabezados numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).
• En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que podemos tener.

Iremos viendo cada uno de estos elementos a medida que los vayamos necesitando.

3. Columnas, filas y celdas

El aspecto de la hoja de cálculo es el de una cuadrícula, una tabla.

La hoja se divide horizontalmente en filas. Para poder identificarlas, las filas están numeradas como podemos ver a la izquierda de cada una. En la siguiente imagen, estamos en la fila 4.

A su vez, la hoja está dividida verticalmente en columnas. A cada columna le corresponde una letra, como podemos ver en el su encabezado. En la siguiente imagen, estamos en la columna B.

Inicialmente, una hoja de cálculo cuenta con cien filas (1 - 100) y veinte columnas (A - T), pero podemos ir añadiendo más a medida que las necesitemos.

Pero lo más importante en una hoja de cálculo son las celdas. Una celda es la intersección de una columna y una fila. Las celdas se identifican por el nombre se su columna seguido del de la fila. Así, la primera celda, que pertenece a la columna A y a la fila 1 se identifica como A1.

4. Moverse por la hoja

La hoja es mucho más grande que la ventana del navegador, por lo que sólo estaremos viendo una parte de la misma.

Comenzaremos a trabajar en la esquina superior izquierda de la hoja, y cuando tengamos pocos datos todos aparecen visibles. Pero a medida que la hoja vaya creciendo, la parte de la misma que estamos utilizando no nos cabrá en la ventana, y tendremos que desplazarnos para ver los datos que nos interesan.

Podemos desplazarnos utilizando las barras de desplazamiento horizontal y vertical, a la que estamos acostumbrados en todas las aplicaciones.

También disponemos de una serie de atajos de teclado, que cuando nos sean familiares nos permitirán desplazarnos con mayor velocidad por bloques de datos (un bloque de datos son una o varias celdas contiguas con datos):

Teclas	Acción
Ctrl + Fin	Acceder a la última celda de una sección de datos
Ctrl + Inicio	Acceder a la primera celda de una sección de datos
Ctrl + flecha izquierda	Acceder a la celda más a la izquierda de la fila actual en una sección de datos o la primera celda que no esté en blanco hacia la izquierda
Ctrl + flecha derecha	Acceder a la celda más a la derecha de la fila actual en una sección de datos o la primera celda que no esté en blanco hacia la derecha
Ctrl + flecha abajo	Acceder a la celda más a la parte inferior de la columna actual en una sección de datos o la primera celda que no esté en blanco hacia abajo
Ctrl + flecha arriba	Acceder a la celda más a la parte superior de la columna actual en una sección de datos o la primera celda que no esté en blanco hacia arriba
Av Pag	Avanza hasta la primera fila no visible o hasta la última
Re Pag	Retrocede hasta la primera fila no visible o a la primera
Flechas	Desplazarse una celda en la dirección de la flecha

EJERCICIO (crear una hoja de cálculo y practicar).

5. Guardar la hoja de cálculo

En Google Docs, las hojas de cálculo se guardan automáticamente. 

6. Múltiples hojas

Una hoja de cálculo puede estar dividida en varias hojas de datos, formando lo que en otras aplicaciones se conoce como libro.

A crear una hoja de cálculo, ésta está formada por una hoja, de 100 filas + 20 columnas. Pero igual que podemos añadir filas y columnas, podemos añadir hojas, pulsando en el botón (ver imagen abajo)  en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Cada hoja se muestra como si fuese un documento distinto, todo en blanco. Esto resulta muy útil cuando tenemos datos relacionados, pero que no se calculan entre ellos. Por ejemplo, imagina una hoja de cálculo para el censo de un país, en la que queremos mostrar el número de nacimientos por ciudad y mes, para cada año de mujeres y hombres. Sería muy complicado tener todos los datos en una hoja de gran tamaño. Por eso crearíamos una hoja por cada año y género, por ejemplo Varones - 2008, Mujeres - 2008, Varones - 2009, etc... y en cada hoja una fila para la población y una columna para el mes.

Otra opción podría ser crear varios documentos independientes, pero nos resultará mucho más cómodo gestionar un sólo documento que varios que hemos de tratar como uno.

Cuando tenemos varias hojas, en la parte inferior encontramos un enlace o pestaña por cada hoja, donde se distingue que hoja está activa.

Podemos pasar de una hoja a otra haciendo clic sobre el enlace con su nombre.

También podemos utilizar combinaciones de teclas:

Teclas	Acción
Ctrl + Av Pag	Hoja de datos siguiente
Ctrl + Re Pag	Hoja de datos anterior

Si pulsamos sobre la hoja que está activa, se desplegará un menú con opciones sobre la hoja:

• Suprimir borra la hoja seleccionada.
• Duplicar crea una copia de la hoja, con los mismos datos.
• Copiar en... nos exportar la hoja a cualquier otro documento.
• Cambiar nombre nos permite personalizar el nombre de la hoja, con un diálogo como al cambiar el título.
• Proteger hoja. Esta opción nos permite establecer quién tendrá permiso para modificar la hoja.
• Mover a la izquierda desplaza la posición de la hoja hacia la izquierda.
• Mover a la derecha desplaza la posición de la hoja hacia la derecha.

EJERCICIO PARA PRACTICAR. 

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