Google Docs 7. Trabajar con celdas

1. Tipos de datos

Las celdas están destinadas a contener información, datos, que darán "vida" a nuestra hoja de cálculo.

Básicamente, una hoja de cálculo podemos introducir estos tipos de datos:

•  Valores constantes. Son datos que introducimos directamente, y no varían a no ser que los modifiquemos nosotros directamente. Estos valores pueden ser números, fecha / hora o texto.

Puedes encontrar información más detallada sobre valores constantes AQUÍ

• Fórmulas. Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula comienza siempre por el signo =.

Puedes encontrar información más detallada sobre fórmulas siguiendo AQUÍ

2. Introducir datos

Podemos introducir los tipos de datos que hemos visto en las celdas de nuestra hoja de cálculo.

Para hacerlo, basta con hacer clic sobre la celda y teclear lo que queramos introducir. Si previamente habíamos copiado algo, podemos pegarlo directamente tras hacer clic en la celda.

Una vez introducidos, podemos hacer dos cosas:

• Aceptar los cambios y validar. Pulsamos la tecla Intro para terminar la edición y que los nuevos datos quedan reflejados en la celda, y pasamos a editar la celda de debajo. En vez de Intro podemos utilizar las flechas de dirección, para pasar a editar la celda en la dirección de la flecha.
  También podemos hacer clic en otra celda, a no ser que estemos escribiendo una fórmula, ya que en ese caso sirve para referenciar la celda, como veremos.
• Cancelar los cambios. Pulsamos la tecla Esc y salimos de la celda sin que se guarden los datos introducidos.

Hay que tener en cuenta que al hacer esto no editamos el contenido de una celda, lo sustituimos.

 Al introducir una fórmula, en la celda se mostrará el resultado, Si seleccionamos la celda, podemos ver su contenido real en la parte inferior de la pantalla.

También podemos usar la Bárra de fórmulas, que además, nos permite editar el contenido de la celda.

Si esta barra no se muestra, puedes activarla a través del menú Ver → Mostrar la barra de fórmulas.

3. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si hemos cometido un error al introducir datos, y aún no hemos validado, podemos utilizar la tecla Retroceso (Backspace) para borrar los últimos caracteres escritos. Recuerda que no se puede utilizar la Flecha Izquierda, ya que equivale a validar los datos y pasar a la celda de la izquierda.

Si queremos modificar una celda que ya contiene datos podemos hacer tres cosas:

• Si queremos sustituir los datos, por ejemplo un 3 por un 4, simplemente hacemos clic e introducimos los datos. Los nuevos datos sustituirán a los antiguos.
• Si queremos editar al contenido de la celda, por ejemplo para corregir un texto o una fórmula, hemos de entrar a la celda en modo de edición. Esto lo podemos hacer haciendo clic sobre la celda y pulsando Intro o F2, o directamente con doble clic. A partir de ahí, podemos editar el contenido de forma normal, incluso utilizar las flechas de dirección para desplazarnos por los caracteres.
  Al finalizar, podemos pulsar Intro para aceptar los cambios o Esc para recuperar el contenido de la celda antes de editarla.
• Podemos usar la Barra de fórmulas, tras seleccionar la celda.

4. Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula o una función y validamos los datos, puede que se produzca un error. Por ejemplo, porque intentamos dividir por 0, una función está mal escrita, intentamos sumar un número y un texto, etc...

Cuando esto suceda, el contenido de la celda cambiará a #TEXTO_ERROR! (puede cambiar dependiendo del tipo de error).

En la esquina superior derecha de la celda aparecerá un triángulo rojo. Si dejamos el cursor sobre él se mostrará información sobre el error.

Por ejemplo, estos son los errores más frecuentes:

#NAME? cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos, o no se reconoce el texto de la fórmula o el nombre de la función.

#DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Por ejemplo, una búsqueda no encuentra coincidencias.

#ERROR! cuando se produce un error de análisis.

#REFR! cuando se produce una dependencia circular, por ejemplo, si en una celda intentamos sumar esa celda más otra.

EJERCICIO INTRODUCIR DATOS. ENLACE

5. Selección de celdas

Antes de poder realizar determinadas acciones sobre las celdas, como borrarlas o aplicarles formato, tenemos que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de color azul.

Podemos seleccionar una celda individual, como hemos visto hasta ahora, o un rango.

Un rango es un rectángulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos (:), y el nombre de la esquina inferior derecha. Así, el rango B3:C6 comprende las celdas B3, B4, B5, B6, C3, C4, C5 y C6.

En las últimas versiones, Google Docs se refiere a los rangos como intervalos, así que puede que lo veas escrito de ambas formas.

Cuando el rango comprenda todas las filas de la columna, podemos escribir sólo la letra. Así, el rango A:A se corresponde con toda la columna A, y el rango A:C con las columnas A, B y C.

• Para seleccionar una celda:
•  Basta con hacer clic sobre ella. Si nos vamos desplazando con el teclado, iremos cambiando la celda seleccionada.
• Para seleccionar un rango de celdas:

• Podemos hacer clic en una celda y manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrar. A medida que avancemos veremos las celdas que quedan seleccionadas. Cuando aparezcan seleccionadas las que nos interesan, soltamos el botón.
• También podemos hacer clic en una de las celdas que quedarán en la esquina del rango, y hacer Shift (Mayúsculas) + Clic en la celda que queremos que forme la esquina diagonalmente opuesta.
• Otra forma sería utilizando sólo el teclado, desplazándonos con las flechas de dirección mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Mayúsculas) haciendo que el rango seleccionado aumente o disminuya. Del mismo modo, podemos utilizar cualquiera de las teclas que nos permiten desplazarnos por la hoja.
• Si el rango que queremos seleccionar corresponde con una columna, basta con pulsar en su encabezado. Si hacemos Shift + Clic sobre el encabezado de otra columna, se seleccionarán también todas las columnas que haya entre las dos.
• Del mismo modo podemos seleccionar filas, pero no podemos seleccionar a la vez filas y columnas.
• Si el rango coincide con toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.

• Ampliar o reducir una selección.
• Podemos ampliar o reducir las celdas seleccionadas en un rango. Si hacemos Shift + clic en el lugar donde queremos que termine la selección, el rango cambiará.

EJERCICIO SELECCIONAR CELDAS. ENLACE.

6. Referenciar celdas

Antes de comenzar a copiar y mover celdas, vamos a conocer mejor como se referencian estas celdas.

Hasta ahora hemos visto que por ejemplo, si en la celda B3 queremos sumar el contenido de las celdas B1 y B2, basta con ir a la celda B3, e introducir =B1+B2.

Lo que hemos hecho realmente, es utilizar una referencia relativa a la celda. Esto quiere decir, que si por ejemplo copiamos el contenido de la celda B3 a la celda D5, la fórmula cambiara porque es relativa a la posición de la celda, pasando a ser =D3+D4. Podemos decir que lo que indicaba esa fórmula es que en la celda se sumarían los contenidos de las dos celdas superiores de la misma columna.

Si lo que queremos en sumar concretamente los contenidos de las celdas B1 y B2, y que si copiamos o movemos la celda de resultado siempre muestre la suma de esas celdas, debemos de indicar una referencia absoluta. Para hacerlo, escribimos el símbolo $ delante del identificativo de la celda y del de la columna. En este ejemplo, la fórmula quedaría=$B$1+$B$2, y seguirá así aunque la movamos o copiemos a otra celda.

También podemos combinar referencias absolutas y relativas, formando así una referencia mixta. Esto lo logramos dejando como absoluta sólo la referencia a la celda o sólo la referencia a la columna de la celda. Por ejemplo, si en el ejemplo que estamos utilizando escribimos la fórmula como =B$1+B$2, estamos dejando como fijas las columnas. Si por ejemplo copiamos la celda sobre la celda D5, la fórmula cambiaría a =D$1+D$2, es decir, siempre mostrará el resultado de sumar las dos primeras celdas de la columna en que nos encontremos.

Entenederás esto mucho mejor cuando comencemos a copiar y mover celdas, en los siguientes apartados.

Si queremos hacer referencia a una celda o rango de otra hoja debemos de escribir, entre comillas simples si contiene espacios, el nombre de la hoja seguido de el signo de exclamación (!) y la referencia de la celda o rango, por ejemplo 'Hoja 2'!A1 o balances!B3:B9. Y por supuesto podemos utilizar alias o nombres de rango si los hemos definido, como'Balance Octubre'!total_ventas.

7. Copiar celdas adyacentes

Podemos copiar fácilmente el contenido de una celda o de un rango utilizando el ratón.

Para hacerlo, seguimos estos pasos:

1. Seleccionamos el rango de celdas.
2. Hacemos clic sin soltar en su esquina inferior derecha, donde aparece un cuadradito.
3. Arrastramos el cursor, mientras vemos una línea discontinua en el área que se rellenará con el contenido de las celdas.
4. Soltamos el botón cuando el rectángulo coincida con el área que queremos utilizar.

El resultado obtenido dependerá del contenido de las celdas copiadas:

• Si contenían fórmulas, dependerá de si las referencias son relativas, mixtas o absolutas, como hemos visto en el apartado anterior.
• Si son valores constantes, se copiará el valor tal cual. A no ser que siga una secuencia, por ejemplo, si las dos primeras celdas de una fila tienen los valores 1 y 2, y seleccionamos ambas celdas, copiándolas a lo largo de la fila, el resultado será al secuencia 1, 2, 3, 4...

Para que esto funcione, debemos de seleccionar por lo menos dos celdas, y copiarlas siguiendo la misma fila o la misma columna, dependiendo se si están una al lado de la otro, o una encima de otra, respectivamente.

8. Copiar celdas utilizando el portapapeles

Podemos una celda o un rango utilizando el portapapeles.

Para hacerlo, primero seleccionamos las celdas y pulsamos en el menú Editar → Copiar, o directamente las teclas Ctrl + C.

Con las celdas ya copiadas en el portapapeles, nos situamos sobre la celda que queremos que corresponda con la esquina superior del rango copiado, y pulsamos Ctrl + V o Editar → Pegar.

De este modo copiamos tanto el contenido (valores fórmulas) como el formato (color del texto, alineación, etc., como veremos en el tema siguiente). En el menú editar encontramos las opciones Pegar sólo el formato, si queremos pegar únicamente celdas vacías, pero que sigan el mismo formato copiado, o Pegar sólo los valores para que se pegue el contenido de la celda, sin el formato.

Hay que tener cuidado si las celdas en las que pegamos ya contenían datos, porque se borrarán.

VAMOS A HACER ESTE EJERCICIO PARA PRACTICAR LO VISTO. COPIAR CELDAS.

9. Mover celdas

Podemos mover una celda o rango a otra posición, de forma muy parecida a lo que hemos visto para copiar:

Utilizando el ratón.

Tras seleccionar las celdas, situamos el cursor sobre el marco alrededor de éstas, y, cuando el cursor tenga forma de mano, arrastramos hasta el lugar donde queramos colocar las celdas.
Si queremos mover una fila completa, lo aremos arrastrando desde el encabezado de la celda, hasta la nueva posición de la celda.

Utilizando el portapapeles.

Podemos seguir los mismos pasos que hemos visto para copiar y pegar con el portapapeles, pero en vez de utilizar el comando Copiar, utilizaremos el comando Cortar (Ctrl+ X).

También hemos de tener en cuenta que si movemos una celda sobre otra con contenido, éste se borrará.

10. Borrar celdas

Al borrar una celda, eliminamos su contenido, dejando la celda de nuevo vacía.

• Primero seleccionamos una celda o rango. Podemos utilizar cualquiera de los métodos de selección para seleccionar rangos, o una columna o fila entera.
• A continuación, lo más cómodo es pulsar la tecla Supr (Del), aunque también podemos utilizar el menú Editar → Borrar selección.

 Otra opción es borrar la fila o columna completa.

La diferencia, es que al borrarla completamente no dejamos la fila o columna en blanco, si no que desplazamos todo el contenido de la hoja. Por ejemplo, si borramos la columna D, el contenido de esta desaparecerá, y se desplazará el contenido de la columna E a la D, el de la F a la E, etc...

• Para borrar completamente la fila o columna, primero seleccionamos una celda dentro de la fila o columna a borrar.
• Después debemos de ir al menú Editar → Eliminar Fila [Nº fila] o Eliminar columna [letra columna].

Si hacemos esto con un rango seleccionado, podremos eliminar a la vez todas las filas o todas las columnas que tengan celdas seleccionadas.

VAMOS A PRACTICAR CON ESTE EJERCICIO. ENLACE.